Iets organiseren?

formulieren vind je hier

We maken een onderscheid tussen kleine en grote evenementen. Met een klein evenement bedoelen we bijvoorbeeld een buurtfeest, een opendeurdag, ... een evenement voor minder dan 100 personen. Grote evenementen zijn bijvoorbeeld fuiven, sportevenementen, ... voor meer dan 100 personen.

De gemeente beschikt over heel wat materialen die ontleend kunnen worden door verenigingen, scholen en niet commerciële organisaties . Het aanbod is heel divers: van nadarbarelen, WC-wagens en diverse podia tot vuurkorven, signalisatievestjes en megafoons.

De ontlening is niet gratis. Je betaalt een borg die je terugkrijgt als je het ontleende materiaal onbeschadigd en tijdig terugbezorgt. Daarnaast betaal je een klein bedrag voor de huur van het materiaal.

Als je materiaal wil ontlenen, breng je het aanvraagformulier binnen bij de uitleendienst of via e-mail naar uitleen.ow@wuustwezel.be. Als de uitleendienst de materialen moet leveren, moet de aanvraag ten laatste 21 kalenderdagen vóór de ontleendatum binnen zijn en het tijdstip van levering en ophaling afgesproken zijn. Kleine materialen of hoeveelheden moeten altijd zelf afgehaald worden.

Uitleendienst Wuustwezel
Bart Goossens / Stakke Van Hees
Slijkstraat 5
2990 Wuustwezel
tel. 03 690 46 33
uitleen.ow@wuustwezel.be

De ontleende materialen worden met zorg en respect behandeld. Ze worden proper, ordelijk en netjes gestapeld meegegeven of klaargezet. De uitleendienst verwacht de materialen dan ook proper, ordelijk en gestapeld volgens de meegegeven instructies terug.

Geschonden materiaal of verlies van materiaal meld je steeds bij de uitleendienst. De kosten voor herstelling of vervanging worden ingehouden van de borg of worden als retributie aangerekend wanneer de kostprijs de waarborg overschrijdt.

Verkeerssignalisatie kan enkel afgehaald worden op vertoon van een politiereglement of -advies. Hiervoor kan je een formulier aanvragen bij de Lokale Politiezone Grens of via de website
www.pzgrens.be

Hiervoor dient eveneens een klein bedrag voor de huur betaald te worden en een borg die je terugkrijgt als je het ontleende materiaal onbeschadigd en tijdig terugbezorgt.

Sinds 1 januari 2013 zijn de nieuwe geluidsnormen van toepassing. Voor organisatoren van een evenement met versterkte muziek heeft de nieuwe wet een aantal gevolgen. Zo zijn er verschillende categorieën waarin je evenement kan geplaatst worden en worden er nieuwe maatregelen verwacht, zoals het meten van het volume met een geijkte, professionele meter. De gemeente heeft alvast enkele meters gekocht die je als vereniging of organisator kan ontlenen.

Hoe stel ik mijn event in orde met de geluidsnormen?

• Doe een ‘aanvraag activiteit’ bij het college van burgemeester en schepenen. Duid op het formulier aan in welke geluidscategorie je jouw activiteit wil plaatsen. Twijfel je over de juiste geluidscategorie? Klik eens op de links hieronder of neem contact op met de dienst vrije tijd.
• Neem de nodige maatregelen: huur een geluidsmeter bij de uitleendienst en zorg voor oordopjes. Oordopjes kan je heel goedkoop verkrijgen op het JACpunt in Kalmthout (Dorpsstraat 3).
• Op de bevestigingsbrief van jouw event geeft het college je toestemming om geluid te produceren tot een bepaald niveau.

Meer informatie:

• http://www.lne.be/geluidsnormen (oplijsting van alle nuttige en interessante documenten ivm de nieuwe geluidsnormen)
• Samenvatting infosessie geluidsnormen
• Voorbeeldcontract tussen organisator en DJ of band

Het is belangrijk goed over de veiligheid na te denken. Het aanvraagformulier zet je op de goede weg. Nadat je de aanvraag hebt binnengebracht op de dienst vrije tijd, vraagt het gemeentebestuur advies aan brandweer en politie. Het gemeentebestuur houdt je op de hoogte van de adviezen van deze veiligheidsdiensten. 

Alcohol drinken is een basisgebeuren op vele evenementen. Maar let op: jouw verantwoordelijkheid als organisator is hierin zeer belangrijk! Jongeren onder de 16 jaar mogen wettelijk geen alcohol drinken en jongeren onder de 18 geen sterke drank. Hierop kan gecontroleerd worden. Bij het JACpunt kan je banners en ander materiaal rond alcoholpreventie verkrijgen.

www.druglijn.be
www.vad.be
www.bekijkheteensnuchter.be
www.jacpunt.be (of neem rechtstreeks contact op met florence.gommeren@cawantwerpen.be)

Bijna 1 op 5 jongeren heeft last van gehoorschade. Als organisator van een feestje (met luide muziek) moet je hier ook je verantwoordelijkheid opnemen. Bij de uitleendienst kan je een decibelmeter ontlenen, die aangeeft hoe luid de muziek staat. Bij het JACpunt kan je terecht voor een gratis oordopjesdispenser en goedkope oordopjes om uit te delen. Neem hiervoor rechtstreeks contact op met florence.gommeren@cawantwerpen.be.

Let op: de Vlaamse overheid heeft strenge geluidsnormen voor elektronisch versterkte muziek op evenementen ingevoerd. Zorg dat je voldoet aan de reglementering! 

SABAM en billijke vergoeding zijn vergoedingen die betaald worden aan auteurs en artiesten om hun muziek te mogen gebruiken. SABAM vertegenwoordigt de auteurs (componisten en tekstschrijvers), de billijke vergoeding komt ten goede aan de uitvoerders van de muziek.

SABAM in orde brengen

• download het formulier op www.sabam.be  of vul de aanvraag online in.
• dien minstens 10 dagen op voorhand een “aanvraag tot toelating” in bij het SABAM-kantoor in je regio.
• bezorg binnen de 8 dagen na je evenement de opgave van de gespeelde nummers aan het SABAM-kantoor.
• betaal tijdig de rechten. Doe je dit niet, dan worden de aangerekende tarieven met 30% verhoogd.

Billijke vergoeding in orde brengen

• download het formulier op www.bvergoed.be  en vul dit in.
• stuur het aanvraagformulier op naar Outsourcing Partners, minstens 5 dagen voor je evenement.
• betaal binnen de 20 dagen na de verzendingsdatum de factuur. In principe moet deze vergoeding betaald zijn vóór je evenement. Wanneer je je evenement niet tijdig aangeeft, komt er een boete van 15% bovenop.

Om je evenement te doen slagen, is voldoende promo voeren essentieel. 

Op verschillende plaatsen langs de belangrijkste invalswegen van onze gemeente is ruimte voorzien voor informatieborden, waar verenigingen hun activiteiten kunnen aankondigen. De vereniging kan de borden bij de uitleendienst komen afhalen, beschildert ze en brengt ze terug binnen. De ophanging van de infoborden gebeurt door de uitleendienst (Slijkstraat 5 - 03 690 46 33 - uitleen.ow@wuustwezel.be)

Je kan op de dienst vrije tijd ook 16 affiches afgeven, die door ons verspreid worden in de gemeentelijke affichekasten en gebouwen. De affichetour gebeurt wekelijks, dus je kan altijd affiches afgeven tijdens de openingsuren van het gemeentehuis.

Verenigingen mogen gebruik maken van de gemeentelijke plakzuilen; respecteer hierbij wel de affiches en moeite van andere plakkers.
Ook in onze buurgemeenten, of zelfs nog verder, kan je gaan plakken. Klik hier voor een overzicht van de plakregels en locaties van de plakpalen in Wuustwezel, Brasschaat, Brecht, Essen, Kalmthout, Kapellen, Stabroek, Berendrecht, Zandvliet, Lillo, Ekeren en Merksem.